PTA広報誌の作り方

PTA広報誌の記事作り 取材の段取りから執筆依頼のコツまで教えます

こんにちは。

PTA広報誌のミカタです。

 

今回はPTA広報誌の具体的な制作に入っていきます。

まずは記事を作るための取材についてお伝えいたします。

以前は広報委員会のメンバーが現場に行き写真を撮って記事を書くという流れが一般的だったと思いますが、最近ではオンライン取材がメインになり

代理での写真撮影やメールでの記事執筆依頼などPTA広報誌作成も時代に合わせて進化しています。

この記事では取材だけでなく、写真や原稿をいただくときのコツやポイントについても解説いたしますのでぜひ最後まで御覧下さい。

 

記事づくりのためにまずは取材をしよう!

実際に対面で行う取材も、オンラインでの取材も基本的には同じです。

まずは下記に取材のポイントをまとめましたので一つづつ見ていきましょう。

 

取材(インタビュー)のポイント

インタビューを行うポイント(注意点)をいくつかお伝えします。

 

必ずボイスメモを取る

せっかく話していただいた内容を聞き逃したりすることはプロでも良くあります。

その為必ずスマホのボイスレコーダーで録音することをオススメします。

取材の前に対象者へ「本取材にのみ使用し、記事が完成したら削除する」旨をあらかじめ伝えてから録音を開始して下さい。

使用後は速やかな削除を忘れないように。

 

時折目を見ながら相槌を打つ

取材される方は緊張されている事が多くじっと目を見られると萎縮してしまいますので、インタビュアーは基本メモを取りながら要所要所で相手の目を見るのがポイントです。

誰しもが自分の話が記事になるのか心配ですので、時折目を合わせながら「なるほど、なるほど」という気持ちで相槌を打つと良いと思います。

そうすることで相手も緊張がとけ気楽に喋れるようになりインビュー内容も充実することでしょう。

 

話が途切れないよう工夫する

インタビューにはいくつかのコツがありますが、その一つが話が途切れないように工夫をすることです。

あらかじめ雑談の材料を準備しておく、質問を前もって10項目ほど考えておくなどの事前の準備を怠らないように。

質問事項を相手に伝えて予め答えを考えてきていただくのもお互いにとって安心材料になるのでおすすめです。

 

遅刻は厳禁!

遅刻厳禁なんて当たり前のことですが、実はオンライン会議での遅刻はよくあります。

オンラインでの会議に不慣れな場合、立ち上げに時間がかかるかもしれません。

電波状況やネット回線の問題でスムーズにいかない事もあります。

その為、事前に回線を繋ぐ余裕を持って始められるようにしましょう。

ちなみにオンライン会議に慣れてない方は、お知り合いや他のメンバーと一度繋いで確認しておくことが大事です。

 

カメラ撮影のポイント

PTA広報誌に使う写真はスマホ撮影で問題ございません。

ただし、表紙で大きく使いたい場合や遠距離撮影はやはり一眼レフ(デジタルカメラ)がおすすめですが、普通サイズの写真であれば、最近のスマホ(2~3年以内)で十分きれいに撮影できると思います。

スマホに解像度の設定がある場合は、高解像度で撮影することを忘れないで下さい。

またどんなに高解像度の写真を撮影してもLINEや加工アプリを経由すると画質が下がる場合もございますので元写真は別で保存しておいて下さい。

 

撮影は必ず多めにする

多く撮影すればするほど使える写真も多くなり、より良い記事作りに近づきます。

特に運動会は広報委員の腕の見せ所です。

リレーのゴールの瞬間などはスマホの連写機能を使うのがおすすめですよ。

わが子を応援しながらの撮影は大変ですが、特等席で雄姿が見られるのは広報委員ならではの特権です!

 

個人情報に留意する

写真に写っている子どもの顔写真や名札、ゼッケンは個人情報になるため注意が必要です。

顔をぼかしたり名札やゼッケンの名前を消したりといった対策が必要な場合もあります。

必ず学校に確認しておきましょう。

 

撮影した写真は必ず整理する

データはファイル名を付けて保存しておきましょう。

特に運動会の場合は種目ごとにフォルダを作って整理するのがおすすめです。

 

LINEで共有したりアプリで修正するのはちょっと注意が必要です

LINEのアルバムを利用したりアプリで加工することで画質が落ちる場合があります。

特にアプリで少し写真をいじると画質がかなり落ちるアプリもあります。

小さく使う分には問題ないと思いますが大きめの写真を使う場合はご注意下さい。

 

マイクロソフト・オフィスに貼り付けて渡すのは絶対✕

写真を一覧で見やすいようにと、ワードやエクセルに写真を貼り付けて送る方がいますが

ワードやエクセルに張り込んだ写真は画質が落ちますので、写真はそのまま渡すようにしましょう。

勘違いしないでいただきたいのはワードやエクセルで広報誌作る話ではなく、ワードやエクセルに一度貼られた写真を取り出すと画質が劣化するという話しです。

 

写真撮影や記事執筆の依頼をしよう!

クラス写真の撮影や校長先生の挨拶などを頼む場合のポイントをお伝えします。

 

写真や執筆記事の依頼ポイント

執筆記事はデジタルデータでいただくようにする

記事執筆をお願いする際は、デジタルデータ(以下、データ)でいただくようにしましょう。

データでいただけば文字起こしをする必要もなくなりますし、すぐに編集作業に取りかかれます。

今の学校はほとんどパソコンを使える状況にありますので、お願いすればワードなどのデータで寄稿いただけるでしょう。

 

記事執筆を依頼するときのポイント

ここで質問です。

「A6サイズにおさまるように、卒業生へ贈る言葉をお願いします。」と依頼したらうまく伝わるでしょうか。

答えは「多分うまく伝わらない」です。

記事執筆を依頼する際は、相手が理解しやすいようできる限り詳しく説明しましょう。

たとえば、

  • 掲載サイズ
  • 用紙の向き
  • 縦書き/横書き

執筆を依頼する場合、上記のように伝えるのが一般的かと思いますがそれより効果的なのは「何にどのように使うものか」と「具体的な最大と最小の文字数」を伝えることです。

大まかな紙面のレイアウトを作ってみて、そこに文字を入れて大体の文字数を把握して文字数を決めましょう。

その大まかなレイアウトを先生にお見せして依頼するのがベストですね。

 

また基本的には原稿をこちらで修正するのはNGと思ったほうが良いです。

誤字脱字があったとしてもそれは執筆者本人に確認をしてからの修正が望ましいので、その点も事前にお伝えしておきましょう。

 

写真や原稿の取りまとめ

窓口担当

写真や原稿の受け取りは、少人数で窓口を行いましょう。

受け取ったデータを直ぐに確認する必要がありますので、担当はできればデータに強い人が良いかもしれません。

 

締切日を過ぎてしまったら

提出締切日までに原稿や写真が手元に届けば良いですが締切日を過ぎることもあります。

先生方の場合は催促しにくい事がありますが、私は広報委員担当の先生にご相談してご対応いただけました。

ただ期日が過ぎるより前もって確認をしておくのがベターです。

 

撮影業者の写真をいただくポイント

撮影業者の写真を使う場合は少し注意が必要です。

撮影後直ぐにいただけない場合もありますので、特に気を使って早め早めに動いたほうが良いでしょう。

 

まとめ

「PTA広報誌の記事作り 取材の段取りから執筆依頼のコツまで教えます」はいかがでしたか?

”仕事は遠いところから手を付けろ”

と言いますが、この”遠いところ”というのは自分の力が及びにくい事、いわゆる誰かに依頼することからやると良いよということです。

自分でできることならすぐやれば良いですが、誰かに依頼する場合はその方のスケジュールや都合があります。

その為、余裕を持った依頼が何より大事です。

皆さんの好意でご協力いただきますので、広報誌は少しでも良いものを作りたいですよね。

もし広報誌作りで困ったり、悩んだりしましたらお気軽にPTA広報誌のミカタまでご相談下さい。

 

今回は、PTA広報誌の取材・原稿依頼の情報収集のコツやポイントについてお話ししました。

少しでも参考になりましたら幸いです。

 

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