こんにちはPTA広報誌のミカタです。
初めてPTA広報委員になられた皆さまは「仕事がたくさんあって大変そう…」「何からすればいいのかわからない！」
と不安でいっぱいですよね。
この記事では、PTA広報委員長の経験から「PTA広報委員会で最初にやることオススメ5選」をお届けします。
項目ごとにわかりやすく解説いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
不安要素は引き継ぎで解消しよう！
まずは前任者に協力をお願いして、可能な限り「引き継ぎ」を受けるようにしましょう。
年間計画や企画内容、会計、配布先リストなどがあればそれらを参考にして
もし引き継ぎ資料が無ければ作成することをおすすめします。
複数名で話を聞いたり、前任者の連絡先を聞いたりしてヌケモレがない工夫をすると良いと思います。
リーダーとサブリーダーを選出しよう！
引き継ぎが終わりましたら委員のリーダー（委員長）とサブリーダー（副委員長）を選出しましょう。
各学校で選出方法は違うと思いますが、自薦他薦の他、じゃんけんやあみだくじで決めるところが多いようです。
大まかに内容をきめておこう！
ここから先はリーダーに進行役を、サブリーダーには書記をしてもらうのがいいと思います。
やることリストやメンバー表を作って、それをもとに話し合いを進めていきましょう。
以下にやることリストのサンプルを準備してみました。
やることリスト
- 年間計画を立て発行回数を決める
- イベントの選定をする
- 号ごとにメンバーを割り振る
- 各号の責任者を選出する 等
イベントの設定
次に、イベントの選定をします。
学校には「運動会」「学習発表会」「修学旅行」等の楽しみな行事がたくさんあります。
どれも魅力的なイベントだと思いますが、すべてを載せるのは難しいと思うので
PTA広報誌に載せる企画を厳選し内容を固めていきましょう。
内容が固まりましたら号ごとにメンバーを割り振ります。
メンバー分担
メンバー分担も様々希望があり難航すると思います。
本来は各メンバーの希望を聞いて決めるのが良いとは思いますが中々決まらないかもしれません。
そんな時のオススメは学年でチームを割ると良いですよ。
例えば
- 運動会や学芸会
→初めて見る1年と今年が最後の6年のメンバーが担当 - 春の先生紹介号やPTA活動紹介
→は取材内容が把握しやすいので、2年3年のメンバーチームが担当 - 合唱祭、卒業生を送る会などの大きめなイベント号
→すでに学校イベントに慣れている4年5年のメンバーが担当
このように学校生活が長いメンバーと短いメンバーをペアにするなどでイベントごとに縦割りが良いかもしれません。
助け合いが生まれて意外と良い記事がかけるかもしれませんよ！
メンバー表
チームが決まったら最後に各号のメンバーからその号のリーダーを選出します。
以下にメンバー表のサンプルを準備してみましたの参考にしてみて下さい。
| リーダー | メンバー名 | 学年・クラス | LINEアカウント | |
| 第○○号 | ◎ | 氏名 | ||
| 【企画内容】 | 氏名 | |||
| 1年生紹介
先生の紹介 |
氏名 | |||
| 運動会 | ||||
| 第△△号 | ◎ | 氏名 | ||
| 【企画内容】 | 氏名 | |||
| 学習発表会 | 氏名 | |||
| 第□□号 | ◎ | 氏名 | ||
| 【企画内容】 | 氏名 | |||
| 卒業生特集 | 氏名 |
発行日を決定し、スケジュールを組もう！
発行回数が決まったので、発行日も決めておきます。
スケジュール決めですが、発行日から逆算して大まかに組んでいきます。
早めにスケジュールを組むことで、メンバーもスケジュールを組みやすくなり家族の協力も得られるようになります。
スケジュールの組み方
- 取材日
- 打ち合わせ日（リモート可）
- 記事提出締切日
- デザイン作成
- PTA広報委員内での校正
- デザイン修正
- 学校、PTA本部の校正
- デザイン再修正
- 学校、PTA本部の最終校正
- 印刷会社に出稿（学校内でする場合は印刷・製本）
- 納品、チェック
- PTA広報誌配布
発行日や各締切日は、引き継ぎ資料があればそれを参考にし
無ければ前任者に前回のスケジュール感をヒアリングしてスケジュール作成の参考にしましょう！
連絡は｢LINEグループ｣を活用しよう！
最後に決めるのはメンバー間の連絡手段です。
色々な方法がありますが、今の時代なら断然｢LINEグループ｣がオススメです。
グループを作り最初のメッセージで氏名（フルネーム）、学年入りの自己紹介を送ってもらうと
誰がどのLINE名なのか迷わずに済みそうですね。
「メンバー表」に、氏名とLINE名を書いてもらい、どなたかが代表でみんなと友だちになりグループを作るのが良いと思います。
ちなみにグループ名ですが、休憩がてら雑談の時にみんなで意見を出し合いユニークなグループ名やアイコン（トップ画像）を決めると
LINEを開くたびに連帯感が生まれると思います。
まとめ
ここまで大変お疲れ様でした！
引き継ぎやヒアリング、決めることが盛りだくさんで緊張しますね。
でも、今回お伝えした最初にやるべき5つのことを押さえれば今後の動きが可視化されメンバーが動きやすくなるはずです。
大変だと思いますが、みんなで協力して良いスタートが切れることを祈っております。
最後に、メンバーだけですべての業務をこなす必要はありません。
予算が合えば、デザイン作成や印刷などの苦手な分野をプロに依頼するのもご検討下さい。
PTA広報誌を楽しみにしている地域の方や保護者、子どもたち、先生方良い広報誌が届けられるよう、肩の力をぬいて1年間楽しくがんばりましょう！
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