PTA広報委員のススメ

PTA広報誌作成のコツ 打ち合わせ会議はどうやって行う?何を決めるの?をご紹介

こんにちは

PTA広報誌のミカタです。

 

担当やチームを決めて大まかなイベントや紙面の内容も決まって

次に行うことはPTA広報誌の骨組みを作る作業「打ち合わせ」です。

 

まだ担当などがお決まりでない方は以下を御覧ください。

PTA広報委員になったらはじめに何する? 最初にやることオススメ5選!

 

打ち合わせ(企画会議)

PTA広報誌作成の詳細をみんなで共有するためにまずは打ち合わせ(企画会議)を行います。

「大まかな企画内容は決まっているけど何からすればいいの?」となりがちなので最初に打ち合わせをすることで

  • メンバーの間で起こる意見の食い違いを防げる
  • スムーズに作業が進められる
  • 作業を分担しやすくなる

このようなメリットが期待できます。

スケジュールの共有や役割分担をはじめにやっておくのがポイントです。

 

PTA広報誌の打ち合わせ方法

PTA広報誌の打ち合わせは対面式が一般的ですが、今の時代はそれも難しいと思いますので積極的にリモート会議を活用しましょう。

議題によっては集まった方がスムーズに話がまとまる事もありますが、LINEグループでも情報共有や意見交換であれば十分行えます。

文章のやりとりはもちろん、手書きのイラストを写真に撮って送ったり、レイアウト案や参考になりそうなデザインの共有もグループLINEなら簡単ですよね。

お互いに都合の良い時間帯に確認できたり、記録として残せたりできるのも大きなメリットです。

 

企画の選定と作業内容の検討

メンバー全員の意見が記事に反映できたら良いのですが、PTA広報誌は紙面は限られているため企画や記事が多い場合は、どれを採用するか みんなで決めていきます。

 

レイアウト、ページ数を決める

企画内容が決まったら、レイアウト(記事の配置)、ページ数を決めていきます。

ページ数は印刷予算にも大きく関係しますし、伝統的に「何学期号は何ページ」と決まっている学校さんもございます。

また、印刷見積もり時には必ず「ページ数」が必要になりますので前もって決めておきましょう。

 

やることをリストにする

PTA広報誌のアウトライン(概要)が決まったら、モレがないように「やることリスト」を作りましょう。

当たり前のことですが、意外と疎かになりヌケモレが発生します。

遅れてしまうと取り返しがつかない事もありますので、必ずやることリストを作成しLINEのノート等で共有しましょう。

 

【やることリストの例】

運動会号全体

  • 撮影者、記事執筆者を決める
  • 種目担当を決める
  • 撮影機材を決める、準備する
  • 写真や記事の収集方法を決める
  • 写真の選定者、選定日を決める

 

応援団長へインタビュー

  • 各組の応援団長へのインタビュー日を決める
  • 取材内容を具体的に決める
  • 取材担当者を決める(筆記用具、ボイスレコーダー持参)
  • 記事執筆者を決める

など大きな事から小さな事まで、またチームごとのやることリストも共有しましょう。

 

PTA広報誌作成のスケジュールを立てる

PTA広報誌作成を円滑に制作するには、先生方やPTA本部の協力が必要です。

忙しい中ご協力いただくので締切日に間に合わせていただけるように、無理のない計画を立てましょう。

過去のスケジュールが手元にある場合は参考にスケジュールを立てていきましょう。

 

PTA広報誌運動会特集号作成のスケジュール例

 

5月6日 打ち合わせ日(リモート可)

5月10日 取材日(応援団長へ直前インタビュー)

5月15日 運動会当日(写真撮影、記事の材料集め)

5月20日 グループ内での記事提出締切日

5月20日 デザイン作成

5月27日 校正※1(PTA広報委員内)

6月3日 デザイン修正

6月10日 校正(学校、PTA本部)

6月17日 デザイン再修正

6月22日 最終校正(学校、PTA本部)

6月27日 印刷会社に出稿

7月6日 約10日後に納品※2、5日以内に検品※2、仕分け作業

7月8日 PTA広報誌発行日(PTA広報誌を先生や地域の方々へ手渡し)

※こちらのスケジュールは曜日などは考慮しておりません。
※1.校正とは、原稿に間違いがないかどうかチェックする作業のことです。校正、修正をくり返し、原稿ができていきます。
※2.PTA広報誌のミカタに印刷を依頼する場合

 

PTA広報誌作成の役割(仕事)分担

私が思うPTA広報誌作成の仕事や役割の分担、適任者と思われる人物を書き出してみました。

仕事内容 適任者
印刷会社の選定や価格交渉など 広報委員会を運営する立場のメンバー(リーダーかサブリーダー)
先生やPTA本部との連絡調整担当 コミュニケーションを取るのが得意、又は顔が広いメンバー
デザイン(編集)・レイアウト担当 パソコンが得意なメンバー
記事執筆担当 文章を書く、取材をするのが得意なメンバー
カメラ担当 写真撮影が好きなメンバー

役割分担は希望を聞きつつ、この表を見せながら特技を聞き出し役割を決めていきましょう。

 

豆知識【運動会の撮影ってデジカメじゃないとだめですか?】

よくお客様から質問をいただきますが、PTA広報誌に使う写真はスマホ撮影で問題ございません。

ただし、表紙で大きく使いたい場合や遠距離撮影はやはり一眼レフ(デジタルカメラ)がおすすめですが

普通サイズの写真であれば、最近のスマホ(2~3年以内)で十分きれいに撮影できると思います。

スマホに解像度の設定がある場合は、高解像度で撮影することをオススメいたします。

またどんなに高解像度の写真を撮影してもLINEや加工アプリを経由すると画質が下がる場合もございますので

元の写真は残しておくことをオススメいたします。

 

印刷会社を決定する

最後に印刷会社を決めましょう。

印刷会社と一口に言っても、地元の印刷会社やネット印刷、過去に使っていた印刷工場等いろいろあって悩みますよね。

値段もピンキリで色々迷われると思いますが、印刷工場選定のコツは以下でご紹介しております。

PTA広報誌の印刷会社はどこが便利?印刷会社選定のコツについてお伝えします

 

PTA広報誌のミカタに印刷頼むとどうなの?

ちなみに弊社はデザイン制作会社で広告の代理店ですが、お客様のデザインしたデータを印刷して納品する「データチェック+印刷コース」もご用意しております。

こちらのコースは【ただ印刷するだけ】ではなく、データが印刷に適しているか、白フチが出てないかなどデータのチェックを兼ね備えた安心印刷コースになっております。

経験者ならご存知かと思いますが、印刷用のデータは意外と作るのが難しく届いてから失敗に気づくことも少なくありません。

ネット印刷のように「印刷に適してないのでHPを見ながらデータを直して再度送ってください、入稿は完全データでお願いします。」と冷たくあしらったりは致しません。

印刷に適合していない場合、こちらで直せるものは直して差し上げますし、こちらで直せない場合はアドバイスをさせていただき

スケジュールが許す限り何度でも(と言っても常識の範囲内ですが)データの確認をさせていただき完成までお付き合いいたします。

簡単に自動で一瞬に見積も取れますので、ご興味がございましたら以下よりご確認お願い致します。

 

ちなみにPTA広報誌のミカタでは、パソコン操作が苦手、デザインなんてできない!という方でも安心してご利用いただけるよう、パソコンを使わないお取引にも対応しております。

お取引方法の詳しくは以下よりご確認ください。

PTA広報誌のお申し込みをご検討の方へ

 

お問い合わせもLINEで対応させていただいております。

ご質問がございましたら以下よりお気軽にお問い合わせください。
※お問い合わせの際、学校名とお名前を名乗っていただけますと返答しやすいです

PTA広報誌のミカタ LINEで広報誌を作ろう!

 

まとめ

「PTA広報誌作成のコツ 打ち合わせ会議はどうやって行う?何を決めるの?をご紹介」はいかがでしたか?

PTA広報誌作成にあたり、まず打ち合わせを行うことで円滑な作業に移れるれますので

メンバー内の意見の食い違いを防ぐためにも、打ち合わせはこまめに行うことをオススメいたします。