こんにちは
PTA広報誌のミカタです。
いよいよ始まったPTA広報委員会、できるだけ円滑に運営したい、メンバーややることは決まったけど
「PTA広報誌が無事に作成できるか不安」
「PTA広報委員会の運営ってどうやるの？」
とお悩みの方も多いと思います。
今回は、PTA広報委員会を円滑に運営するためのヒントやテクニックを5つご紹介させていただきます。
筆者が実際にやってみて効果的だった方法を載せていますので、皆さまの学校の事情に合うものがあればぜひお試しください。
「あたりまえじゃん」と思うことも多いですが、そのあたりまえができなくて皆さん苦労しているのを私たちは沢山見てきました。
この記事を読んで運営のコツをつかんでいただければ幸いです。
PTA広報誌を発行する目的を明確に
PTA広報委員会を円滑に運営する1つ目のヒントは、PTA広報誌を発行する目的を忘れないことです。
メンバーの中には「良い広報誌を作らなきゃ」と意気込み、細かい部分にまでこだわる方がいらっしゃるかもしれません。
もちろん良いことですが、PTA広報誌作りはチームプレーです。
こだわりを出しすぎると時間を取られるばかりか、他のメンバーの負担になり言い争いが生まれることもあります。
このようなトラブルを避けるためにも、メンバー同士で「PTA広報誌を発行する目的」について共有しておきましょう。
広報誌は学校によって目的が多少異なります。
主な対象者が保護者メインなのか、お子様たちにも読んでほしいのか、地域の人達向けなのか
祖父母にも学校のことを知ってほしいのか
学校（PTA）側が意図する目的を確認しておくことが重要ですね。
PTA広報誌を発行する目的の具体例
- 「おしゃれな広報誌」ではなく、祖父母も見やすく配置した広報誌を作成すること
- 学校の行事を掘り下げ、PTA活動を広く知っていただく機会にすること
話し合いがまとまったら、LINEグループのノートに記載し（可視化）メンバー内で共有しましょう。
可視化することで、こだわりすぎるメンバーが出てきたときでも本来の目的に立ち返りやすくなります。
メンバー同士で助け合う
当たり前のことですが、メンバー同士で助け合うことを忘れないで下さい。
今回は具体的に3つお話しさせて頂きます。
得意を生かして作業を分担しよう
仕事量が多そうに思えるPTA広報委員ですが、メンバー内で分担すれば、一人ひとりの負担は随分と軽くなります。
- パソコンが得意
- 文字を打つことは苦手だけれど話すのは得意
- 一眼レフカメラを持っている
- 平日 日中動ける
など、それぞれの得意を生かして作業分担をオススメします。
作業分担の例
- パソコンが得意・・・記事、レイアウト担当
- カメラ・撮影が好き・・・写真撮影担当（スマホ可）
- コミュニケーションが得意・・・先生や取材先との連絡調整担当
- 平日 日中動ける・・・平日の取材
困ったときはすぐ相談
いざというときに気軽に相談しやすい環境があれば、メンバーも安心できます。
そのためには、当たり前ですが話しやすい雰囲気を日頃から作っておくことが大事です。
メンバー同士の雑談も非常に役立ちます。家庭内や仕事の愚痴、子育ての悩み、趣味のこと等々
日頃から話しやすい間柄であれば、ささいなことでも気軽に相談しやすいですよね。
「困ったときはすぐ相談」を合い言葉に、楽しみながら活動しましょう。
困ったときに頼りになるのは
- リーダー（委員長）
- PTA広報委員会担当の先生
- 前任者（昨年度のリーダー）
- 現メンバーのPTA広報委員経験者
- 子どもの学年が上級生のメンバー
- 子どもの担任の先生 など
できる範囲で無理なく活動する
「学校にまめに行けない」「パソコンが苦手」等
広報誌作成が難しいメンバーは広報委員室の掃除を買って出るなど、広報誌作成以外の仕事を見つけて実行することも良いと思います。
例えばこんな仕事
- 印刷したPTA広報誌の運搬、振り分け（力仕事）
- 広報委員室の片付け、データの整理、掃除、引き継ぎ資料の作成
- 事務用品（トナーやコピー用紙、印刷機消耗品）の発注
- 金銭の管理
メンバー同士で協力し、PTA活動が負担にならないよう、できる範囲で無理なく活動できるのが理想的です。
LINEグループやWEB会議を最大限活用する
LINEグループについてはこちらも参照下さい。
LINEグループや会議のルールを決めておく
メンバーは色々な事情の方がいらっしゃり、時間に余裕のない方も多いのではないでしょうか。
そのため、長々とLINEグループトークや会議をするのは好ましくありません。
効率よく活動できるよう工夫をしましょう。
ルール例
- LINEグループトークの時間帯は朝8時～夜9時までとする
- 返信が無ければ同意とみなす すぐ判断できないものは保留の意思を示して代案意見を出す
- 会議は1回30分以内に終わらせる
- 議題や相談事は必ず事前に送り考えてから会議に参加し、会議はその意見を話し合う場にする
- 必要な資料も必ず事前に配布して目を通してから会議に参加する
LINEグループと会議 それぞれのメリット
LINEグループと会議、それぞれのメリットを確認しておきましょう。
LINEグループのメリット
- やりとりが文章で残る
- 確認する時間帯を家庭の事情に合わせられる
- 集まることなく意見交換ができる（レイアウトを写真に撮って送れば、委員全員にすぐに確認してもらえる）
- 事前連絡ができる（メンバーが委員会の日を忘れることがないように）など
会議（委員会）を開くメリット
- その場で意見のすり合わせ、調整ができる
- メンバーの意図が伝わりやすい
- 難しい問題の解決が早い など
ちなみに会議と言っても実際に会うばかりではなく、LINEのグループ会話を利用したりzoom等でWEB会議をしたり色々方法はあります。
WIFIが家にない方は、どなたかの家にお伺いして一緒に画面を見るとかの工夫も良いですよね。
上記のメリットを見比べ、そのときどきで使いやすい方法を選ぶのをオススメします。
先生とのつながりを大切にする
誰とでもですが、まめにコミュニケーションをとることは大事ですよね。
それは先生とのコミュニケーションでも同じことです。
職員室へあいさつに行く
PTA活動は保護者と学校との連携で成り立っています。
PTAと先生の事前顔合わせがあれば、その場で先生との連絡方法や対応曜日などを決めて下さい。
もし顔合わせが設定されて無い場合は、できれば職員室へあいさつに行き広報委員の動き方について確認をして下さい。
学校によってはPTA広報誌作成上の取り決め（注意事項）が多いところもありますので、共通認識としてすり合わせができると安心です。
職員室にお伺いする際は個人情報が多い場所だと言う認識を委員の皆さんにお伝え下さい。
情報漏洩には十分注意しましょう。
スケジュールは先生と共有しておく
前回のPTA広報委員会になったらはじめに何する？ オススメ5選！で取り上げた制作・進行のスケジュールは、学校（広報担当の先生）と必ず共有しておきましょう。
広報担当や担任の先生の存在は大きい！
PTA広報誌を作成するには、先生へのアンケート、イベントの確認、スケジュール調整など様々な場面で先生方のご協力が必要です。
例えばアンケートが期日通りに提出されないと困ってしまいますが、先生へ催促するのが難しいときもありますよね。（コロナ時など）
そんな時のために、担当の先生とコミニケーションは日頃から取っておくことをオススメします。
先生の方から「まだアンケートが出ていない先生がいれば、私から催促しますよ。」とお声がけいただき、筆者自身も大いに助けられました。
PTA広報誌作成プロの意見を参考にする
いざPTA広報誌を自分達だけで作成しようとするとなかなか難しいですよね。
PTA広報誌のミカタでは全てのPTA広報委員さんのために、このブログにて様々な情報を公開しております。
デザインに困った、委員会活動に困ったらぜひ参考にしてみて下さい。
主に以下のようなお役立ち情報を配信しております。
広報委員会の運営、広報誌作成にお役に立てましたら幸いです。
「どうしてもPTA広報誌作成の時間が取れそうにない」
「パソコンを使ってデザインするのやってみたけど無理っぽい」
という方がいらっしゃいましたら、ぜひPTA広報誌のミカタまでご相談ください。
よくあるお悩み
「自分でデザインはできたけど印刷どうしよう」
「ネット印刷簡単そうで意外と難しいなぁ」
「印刷失敗したら困る、責任取れない」
「ちゃんと範囲に収まっているか、文字化けはないか」
「フチに白は出ないか」などのご意見をよく頂きます。
近年、ネット印刷は身近な存在になってきましたが、それでも初めての方はお悩みや心配事は尽きませんよね。
しかも失敗したら誰が責任取るの？自腹で印刷代払わなきゃいけない？
とお悩みの方も多いです。
PTA広報誌のミカタの印刷は、制作したデザインデータに問題が無いかチェックも含めた安心コースです。
印刷だけでもお困りの際は、お気軽にお問い合わせください。
広報誌をお気軽にお見積り
「広報誌って頼むといくらなんだろう？」
「高いのか安いのかよくわからない」
「部数違い、ページ違いで見積もり欲しいけど複数の見積もりは頼みにくい」
そんな時にはPTA広報誌のミカタ自動見積りシステムを是非ご利用下さい。
気軽に複数の見積もりを簡単に確認いただけます。
まとめ
今回は広報委員会を円滑に運営するためのヒントやテクニックについて書いてきました。
ひとつでも皆さまのお役に立てる情報がありましたら幸いです。
目的を果たせていれば大成功、こだわりすぎず1年間メンバー同士で協力しあって楽しく広報誌を作りましょう！
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