PTA広報誌の作り方

PTA広報誌のミカタ 広報誌づくりで最初に決めること

みなさんこんにちは。

PTA広報誌のミカタです。

今回は、PTA広報になって最初に決めるべきことをお伝えいたします。

 

決めるべきことは大きく別けて5つ

みんなで会議

  1. 一年間で何号発行するのか
  2. 各号のイベント選定
  3. 各号の責任者と記事担当者の選任
  4. 各号のデザインレイアウト担当者
  5. 発行日等のスケジュール

 

一年間で何号発行するか

これは予算や今までの学校のやり方によると思いますが各学期に1号ずつが一般的です。

4月に「卒業、入学総会号」を前年度の委員が発行し年間で5号発行する学校さんもございます。

私が見た中で一番すごかったのは全学期に2号ずつ発行する学校様もいらっしゃいました。

多くても少なくても様々な意見をいただくと思いますので、学校やPTA本部の方と予算を含めて相談し発行号数は決める事をオススメします。

 

各号のイベント選定

各号のイベントを選定をいたします。

広報委員が多く人数にも余裕があるなら全ての学校イベントの取材も可能だと思いますが、少人数で担当しなくてはいけない場合もありますよね。

そのような場合は取材するイベントを厳選する事をオススメします。

人気があるイベント、学校として紹介したいイベント等を選定したら、誰が取材に行くか撮影をするかを決めましょう。

イベントの選定は取材希望者が多かったり偏ったりすることもありますので、次の担当者決めと同時に行うと良いでしょう。

 

各号の責任者と記事担当者の選任

発行数、イベントが決まりましたら各号の担当者を決めます。

一般的なのは希望する号に挙手制で参加して貰う方法です。

各号にどんなイベントが有るのか把握して希望者を募ると良いでしょう。

 

ちなみに私が思う責任者の選定方法は

  1. 運動会や学芸会がある号 → 1/6年の父兄がメイン
    初めてだから間近で見たい、最後だから近くで写真撮影したい人が多いため
  2. 卒業号 → 4/5年の父兄
    学校の内情に詳しく卒業生との思い出も多いため
  3. 春の先生紹介号 → 2/3年の父兄
    学校の内情にあまり詳しくなくても先生とのやり取りでほぼ完結できるため

私の経験と様々な意見を聞いているとこのような割当が良いように思います。

各号の取材状況や執筆状況を委員長と共有して上手に進めていきましょう。

 

各号のデザイン・レイアウト担当者

みなさんはどうやってPTA広報誌のデザインを決めてますか?

各ページづつ個人で作ってくる?一人が集中的にデザインを作る?

どちらにしても大変な作業ですよね。

私のおすすめは

  • 各ページの担当者が手書きでレイアウトを作る。
  • 各取材記事は文字起こしし、写真と一緒に担当者へ送る
  • 全て集まったらパソコンを使える人が一人で全てデザイン
  • デザインする人は取材免除 ← コレ大事です。

なぜ一人でデザインが良いのか。

それはパワーポイントにしてもエクセルにしても、他人が作ったデータは調整が難しいからです。

もちろん「ここのフォントは何」「写真はドラッグではなく挿入から」「段落設定は。。」等の細かいルールを決めて進めれば良いのですが、仕事ではないので中々そこまで決めるのは大変です。

大まかなデザインレイアウトを手書きで渡して一人で作ったほうが早いしデータの整合性も取れるので安全です。

そうは言ってもこの話はデザインソフトを使える事が前提になりますし、印刷データとして印刷に回すのは

「文字化け、レイアウト崩れ、画像荒れ等」ハードルが高いと思います。

そんな時はぜひPTA広報誌のミカタまでご連絡ください。

 

各号の発行日、そこから逆算したスケジュール

発行日はその年によってまちまちかと思いますが、概ね各学期の最終給食日に発行するのが一番多い気がします。

発行日が決まったらそこから逆算してスケジュールをたてます。

一般的には

  • 記事集め締切日
  • デザイン作成
  • PTA広報委員内での校正
  • デザイン修正
  • 学校、PTA本部の校正
  • デザイン再修正
  • 学校、PTA本部の最終校正
  • 印刷会社に出稿
  • 納品、チェック
  • PTA広報誌配布

という流れが一般的ではないでしょうか。

ここで一番注意すべきは学校とPTA本部の校正です。

どんなに気をつけていても写真の不備や文言の変更は出るものです。

特に一回目の校正は隅々まで確認をお願いしたいので、学校・PTA本部の校正〜修正までは長めの期間をとることをオススメします。

 

まとめ

PTA広報誌と一口で言ってもやる事、決める事が沢山あります。

取材して記事をまとめてデザインを起こして確認してもらって印刷して配布。

本当にPTA広報誌は大変な委員ですが楽しいことも。

運動会で子供のすぐ近くで撮影できる。

学芸会はベストポジションで陣取れる。

入学式や卒業式など普段見れないイベントが見れるなどなど。。。

PTA広報委員会は充実した委員会だと思います。

ぜひ楽しんで素敵なPTA広報誌を作って下さい。

 

もしPTA広報誌制作に行き詰まったらぜひPTA広報誌のミカタまでご連絡ください。

LINEで手書きレイアウトを送って下さい。

取材記事も写真もLINEでOK!

これだけでデザインまで完成することができます。

簡単でしょ?

もちろん印刷だけの注文でもOKです。

皆様からのお問い合わせをお待ちしております。

 

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