みなさんこんにちは。
PTA広報誌のミカタです。
１学期も半ばに差し掛かり、PTA広報委員会もそろそろ第一号の発行に取り掛かってる頃でしょうか。
それともまだイベントの担当や号の責任者選びに難航してますか？
今回は、まだPTA広報委員内で決めかねてる方のために、他の学校がどのような担当を決めているのかをご紹介いたします。
一年間のイベントの洗い出しと担当者選定
まず決めることは大きく分けて以下の５つです。
- 一年間で何号発行するのか
- 発行号の責任者と担当者の選定
- 発行号のイベント選定と各取材担当者
- 各デザイン担当者
- 各号の発行日、そこから逆算したスケジュール
一年間で何号発行するか
これは予算や今までの学校のやり方によると思いますが各学期に１号ずつが一般的です。
４月に「卒業、入学総会号」を前年度の委員が発行する学校さんもあります。
私が見た中で一番すごかったのは全学期に２号ずつ発行する学校様もいらっしゃいました。
多くても少なくても様々な意見をいただくと思いますので、学校やPTA本部の方と相談し発行号数は決めた方が良いですね。
発行号と責任者の選定
発行数が決まりましたら、次は各号の担当者を決めます。
一般的なのは希望する号に挙手制で参加して貰う方法です。
この方法はうまく行けば問題ないのですが、運動会や学芸会がある号に集中し、中々決められない場合もありますよね。
うまく調整して担当を決めたあと、各号の責任者を選定すると連絡などスムーズに行くと思います。
各号の取材状況や執筆状況を委員長と共有して上手に進めていきましょう。
発行号のイベント選定と各取材担当者
各号でイベントの選定をします。
広報委員が多く人数にも余裕があるなら全ての学校イベントの取材も可能だと思いますが、少人数で担当しなくてはいけない場合もありますよね。
そのような場合はイベントを選定する事をオススメします。
人気があるイベント、学校として紹介したいイベント等を選定したら、誰が取材に行くか撮影をするかを決めましょう。
それでもスケジュールが合わず参加できないこともあると思います。
そんな時は知り合いの父兄に撮影をお願いするのも手です。記事は後日インタビューすればOK！
少しでも効率よく取材して記事を集めましょう。
各号のデザイン担当者
みなさんはどうやってPTA広報誌のデザインを決めてますか？
各ページづつ個人で作ってくる？一人が集中的にデザインを作る？
どちらにしても大変な作業ですよね。
私のおすすめは
- 各ページの担当者が手書きで紙面を作る。
- 各取材記事や写真は別に文字起こしして送る
- それらを一人がまとめてデザイン
- デザインする人は取材免除 ← コレ大事です。
なぜ一人でデザインが良いのか。
それはパワーポイントにしてもイラストレータにしても、他人が作ったデータは調整が難しいからです。
もちろん「ここのフォントは何」「写真はドラッグではなく挿入から」「段落設定は。。」等の細かいルールを決めて進めれば良いのですが、仕事ではないので中々そこまで決めるのは大変です。
なので、大まかなデザインを手書きで渡して一人で作ったほうが早いしデータの整合性も取れるので安全です。
そうは言ってもこの話はデザインソフトを使える事が前提になります。
しかもそれを印刷データとして印刷に回すのは「文字化け、レイアウト崩れ、画像荒れ等」ハードルが高いと思います。
そんな時はぜひPTA広報誌のミカタまでご連絡ください。
各号の発行日、そこから逆算したスケジュール
発行日は学校やその年によってまちまちかと思います。
私の所感では最終給食日に発行するのが一番多い気がします。
発行日が決まったらそこから逆算してスケジュールをたてます。
一般的には
- 号内での締切日
- PTA広報委員内での校正
- 戻して修正
- 学校、PTA本部の校正
- 戻して修正
- 印刷会社に出稿
- 納品、チェック
- PTA広報誌配布
という流れだと思います。
ここで一番注意すべきは学校とPTA本部の校正です。
どんなに気をつけていても写真の不備や文言の変更は出るものです。
ですので、学校・PTA本部の校正〜修正までは長めに時間をとることをオススメします。
PTAの広報誌作り 最初に決めること、イベントや担当者選びのまとめ
PTA広報誌と一口で言ってもやる事、決める事が沢山あります。
取材して記事をまとめてデザインを起こして確認してもらって印刷して発行。
本当にPTA広報誌は大変な委員ですが楽しいことも。
運動会で子供のすぐ近くで撮影できる。
学芸会はベストポジションで陣取れる。
入学式や卒業式など普段見れないイベントが見れるなどなど。。。
PTA広報委員会は充実した委員会だと思います。
ぜひ楽しんで素敵なPTA広報誌を作りましょう。
でもPTA広報誌制作に行き詰まったらぜひPTA広報誌のミカタまでご連絡ください。
LINEで手書きレイアウトを送って下さい。
取材記事もLINEでOK！写真はできればメールでお願いします。
これだけでデザインまで完成することができます。
簡単でしょ？
もちろん印刷だけの注文でもOKです。
皆様からのお問い合わせをお待ちしております。