PTA広報誌の作り方お知らせ

PTA広報誌のミカタ データアップロード、受け渡しの注意点

こんにちは

PTA広報誌のミカタです。

今回は皆様からよくある質問、「データについて」です。

 

広報誌を作成するのに撮影写真や先生方の原稿など欠かせないですよね。

それらのデータをどのように取り扱うか、それについてお話したいと思います。

 

はじめに

今回お伝えする内容は、弊社と広報誌の取引におけるルールや手法を含んだものになります。

必ずしも一般的でないこともあるかもしれません。

弊社の方針としてデータの取扱に慣れていない方に対し、誤解しにくいような言い回しをしているものもございます。

中には「嘘じゃないけどちょっと違うんじゃない?」「普通はこうでしょ?」というものも含まれています。

疑問に思われましたら担当者に質問して頂ければ回答いたします。

PTA広報誌のミカタではこう扱っている、こう解釈する。

と事前に理解いただき読んでいただければ幸いです。

 

PTA広報誌におけるデータとは?

データと一口で言っても様々です。

画像データ、文章データが広報誌では主なデータとなります。

他にPDFファイル、エクセルファイル、Wordファイル等も取り扱いしております。

わかりやすいように以下で分類、説明させていただきます。

 

画像データ

弊社で画像データとは以下のものを指します。

  1. jpgデータ(JPEGと表記することもあります)
    ジェイペグと読みます。一般的な画像データで、一番使われているものです。
  2. pngデータ
    ピングと読みます。こちらも一般的ですがHP等の画像として使われることが多いです。
  3. heicデータ
    最近のiPhoneで撮影するとこの拡張子になります。(設定で変更可能です)
    2013年に定義された新しい規格です。そのため正式な読み方(略称)はありません。
    「エイチイーアイシー」もしくは「ヘイク」と呼ばれているようです。
    通称「iPhoneの画像」で通じると思います。

他にも画像ファイルはありますが、弊社では以上を画像の取り扱いファイルとさせていただきます。

普通にスマホやデジカメで撮影したデータであれば問題無いと思っていただいて結構です。

 

文字データ

文字データとは、文字通り「文字のデータ」なのですが勘違いしやすいので改めてご説明させていただきます。

まず以下の写真を御覧ください。

これはパソコンの画面を写真で撮影したデータです。

”文字”を写した”データ”なので、これを「文字データ」と勘違いされることがございます。

これは文字データとは言えず、画像データになります。

文字データとは「文字をコピーできるデータ」を指します。

例えば

  • ワード
  • エクセル
  • パワーポイント
  • メール
  • LINE
  • ワードパット
  • メモ帳

等が文字データと言えます。

校長先生やPTA会長からワード等の文字データをいただきましたら、それをそのまま弊社に送って下さい。

紙で渡された場合は、元の文字データをいただくようにして下さい。

もし手書きで渡されましたら、お手数ですがメールかLINEに文章を打ち込んで送って下さい。

もし、どんな文字データでもらえば良いのかわからない場合、文章を依頼する時ワードやエクセルではなく、直接メールやLINEでいただくとよろしいかと思います。

いただいたメールやLINEをこちらに転送するだけですので簡単です。

 

文字データで送ることができない

「だからミカタさんで文字にしてよ!」

という依頼もございます。

どうしてもという場合は有料で賜ることができますのでご相談下さい。

 

 

どうして文字打ちは有料なの?

色々と理由はあります。

一つはできるだけデザインにコストをかけたいためです。

文章の責任は寄稿者とPTA様にございます。その範疇を責任をもって対応していただきたい。

その分、私達は良いデザインを提供したい。

このように考え、文章の対応はPTA様にお願いしております。

 

また、文章とは非常に難しいもので文法には様々な解釈が存在します。

仮に校長先生の文章を文字起こしを依頼いただくとして、非常に難しい言い回しをした場合、それが正しい文法かどうかを判断することは校長先生本人以外できません。

ダジャレや、わざと漢字をひらがなやカタカナに変えることもございます。

読む人によっては「これは間違いだ」と思い、書き起こしたこちらに修正を依頼してきます。

しかしそれが凡人にはわからない高度な文法だったとした場合、校長先生から戻すように指摘があります。

このやりとりだけで数度のやり取りになり無駄な時間が発生します。

また中には寄稿された文章を「自発的に直して欲しい」と言われることもあります。

それは流石に無理です、寄稿者に無断で修正することはできません。

私達は無断で修正することを無礼だと考えています。

 

ただ、PTAの担当者が文字起こしした場合、間違いだと思えばそのまま寄稿者に確認できるでしょう。

その場でどうすればいいか判断できます。シンプルに短時間で終わります。

そのような経緯から、できるだけ勘違いが起こらないようにシンプルに進めようと考えると、文字起こしはPTAの方が適任だと弊社では考えています。

 

 

アップロードの注意点

アップロードいただけるデータ量は1ギガまでとさせていただいております。

もし1ギガ以上のファイルを送りたい場合は別途担当者までご相談下さい。

どの位の容量になるのかわからない場合は、一度アップロードしてみて下さい。

また弊社が用意したサーバ(DropBox)では、一度アップロードしたファイルを確認することはできません。

アップロードする時にはどれをアップロードしたか履歴を残す必要があるため、各フォルダに分けてアップロードお願いします。

1回目アップロード、2回目アップロード等とフォルダに名前を付けて区別することをおすすめします。

何をアップロードしたかわからなくなってしまった場合は担当者にご連絡下さい。

 

データアップロードまとめ

その他疑問点がございましたらお気軽にご質問下さい。

私達は、PTAの方々が必ずしもパソコンやデータに詳しい方ばかりだとは思っておりません。

可能な限りサポートさせていただきますのでご安心下さい。

ちなみに今までデータを送れなくて取引が難航した方は一人もおりません。

DorpBoxが使えなければLINEで送っていただければ大丈夫です。

ただLINEのみですと数が多くなり、手間がかかりますがそれでも完成させることはできます。

 

お困り、お悩みの方は何でもご相談下さい。

皆様からのお問い合わせお待ち申し上げております。

 

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